Die Planung und Umsetzung einer Konferenz ist nicht einfach. Ich behaupte, es ist wie ein Startup, das innerhalb eines Jahres erfolgreich werden muss. Man braucht ein super Team, ein Konzept, die Finanzierung, Execution, Traction, Marketing, Kunden und Umsätze. Kommt das dir bekannt vor?
Daher heute mein Artikel darüber, wie ich das erste Mal eine Konferenz organisiert habe. Ich teile meine Erfahrungen, meine Fehler und gebe Hinweise zur Planung, Organisation und Durchführung von Rise of AI – Konferenz für Künstliche Intelligenz in Berlin.
Es fing vor einigen Jahren klein an. Zuerst waren wir mit 15 Leute im cbase, die sich für einen Abend zur Diskussion trafen. Ich wurde an dem Abend dann gebeten, dies doch in einem größeren Rahmen zu organisieren und so entstand Rise of AI. Ein Jahr später zählten wir 70 Gäste bei Hub:raum und im Jahr darauf waren 180 Gäste im Betahaus. Beide Abende enthielt die Warteliste einige hundert Namen.
Soweit so gut. Aufgrund der Nachfrage, des organischen Wachstums und natürlich aus eigener Motivation heraus, entschied ich mich im September 2016 aus Rise of AI eine 1-Tageskonferenz für Künstliche Intelligenz zu machen.
Ähnlich wie beim einem Startups, braucht eine erfolgreiche Konferenz zu allererst ein Team.
Das Team – zwei Tage die Woche für ein halbes Jahr
Ohne Optionen abzuwägen fragte ich meine Ehefrau, Veronika Westerheide, ob sie mir helfen möchte. Sie ist seit 10 Jahren Veranstaltungsfachwirtin und hat seit knapp 4 Jahren ihre eigene Eventagentur für Kunden aus der Digitalindustrie.
Ich respektiere meine Frau, menschlich sowie fachlich. Daher sehe ich sie als die perfekte Ergänzung für unser gemeinsames Projekt. Ich fragte sie also, sie sagte zu und wir fingen an zu planen.
Ich übernahm die Partnerschaften, Werbung, Vertrieb, Tickets, Webseite und das Programm. Veronika übernahm die vollumfängliche Organisation des Events, beginnend bei der Location, Event-Design, Möbel, Catering, Personal und vieler weiterer Themen. Ich kann sagen, dass ich das Geld reinholte und sie darauf achtete, dass wir nicht zu viel davon wieder ausgaben.
Das richtige Datum wählen
Zuerst erstellte ich eine Excelliste aller bestehenden Eventformate in den USA und Europa. Rund 200 Veranstaltungen prüfte ich auf Ticketpreise, Sponsoren, Programm, Struktur, Ort und Datum.
Die Konferenzsaison beginnt im September, Oktober bis November und setzt sich dann im Frühjahr fort. Wir entschieden uns für den Mai, weil der Mai in Berlin einfach schön ist und weil es damals zu diesem Zeitpunkt noch keine größeren Veranstaltungen in Berlin gab.
Übrigens bleibt man mit einem Datum nicht lange allein. Am gleichen Tag gab es in Berlin eine größere Techkonferenz und in London eine weitere KI-Konferenz.
Die richtige Location finden
Normalerweise ist die Suche nach Locations sehr schwierig und aufwendig. Veronika kennt in Berlin jedoch viele Veranstaltungsorte und konnte daher gleich sagen, welche Räumlichkeiten ideal sind (abhängig vom Budget, Größe und Format).
Wir entschieden uns recht früh für das Deutsche Technikmuseum Berlin. Zum einem war es groß genug für unsere Zielgröße von 350 PAX (PAX = Teilnehmeranzahl, dass verwenden die Eventleute gerne); zum anderen passt die Thematik Künstliche Intelligenz wunderbar zu den Ausstellungen des Museums.
Ohne Konzept keine Konferenz
Für alles braucht es Vision, Mission und ein Konzept. Welche Inhalte sollten besprochen werden? Wer soll reden? Wer sind die Teilnehmer?
Ich habe monatelang immer wieder an dem Konzept gefeilt. Bereits während der vorherigen drei Rise of AI-Abende habe ich das Konzept im Nachhinein immer angepasst. Mir war es wichtig, dass wir eine Storyline haben:
Was ist Künstliche Intelligenz?
Wohin entwickelt sich Künstliche Intelligenz?
Was sind die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz?
Dazu war es mir wichtig, dass ich jene einlade, die sich mit Künstlicher Intelligenz bereits auskennen (Forscher und Unternehmer) und mit denen verbinde, die gerne mehr über Künstliche Intelligenz erfahren möchten (Politiker, Journalisten, Top-Level Management).
Rückwirkend habe ich gelernt, dass einige Politiker für das Thema nicht bereit sind. Lindner und Wagenknecht haben abgesagt. Jarzombek musste kurzfristig zur Kanzlerin. Eine kompetente Alternative habe ich nicht gefunden. Wir haben auch versucht, die Berliner Wirtschaftsvereine und die IHK für das Thema Künstliche Intelligenz zu begeistern. Interesse gezeigt hat aber keiner. Wir bekamen zum Teil die Antwort, dass das Thema Künstliche Intelligenz für die Mitglieder nicht interessant wäre.
Stärkeres Interesse zeigte die Presse. Jedoch sind Journalisten teilweise mega unzuverlässig. Die höchste No-Show (Leute, die ein Ticket haben und nicht kommen ohne abzusagen), waren mit Abstand Journalisten. Dabei haben die Journalisten die unangemessensten Forderungen gestellt und waren dabei rücksichtslos. Erst wird betont, dass man sei ein armer Journalist sei, der eine große (aussterbende) Zeitung vertritt und man sich kein Ticket leisten könne. Es wird einem sogar gedroht, dass man einen negativen Artikel schreiben würde, wenn man nicht eingeladen wird.Am Ende sind genau diese Journalisten, mit denen man am meisten diskutiert hat nicht gekommen. Traurig.
Positivere Erfahrung haben wir mit Bloggern gemacht.
Redner und Inhalte sind König
Eigentlich heißt es, Content is King. Das gilt nicht nur für SEO, sondern auch für Veranstaltungen.
Ich war auf vielen Konferenzen, bei denen mir die Inhalte zu schwach waren. Daher legte ich viel Wert auf die Speaker.
Ich fing mit einer Longlist an Speaker an. Für jeden prüfte ich seine/ihre bisherigen Vorträge, schaute mir stundenlang Videos an, prüfte Referenzen und Themen.
Es war eine langwierige Suche, die mir jedoch Freude bereitete. Viele Speaker konnte ich aus dem Netzwerk gewinnen, da ich fachlich im KI-Markt aktiv bin und einigermaßen die Kompetenzen einschätzen kann. Ich habe 9 Monate vor der Konferenz mit der Programmgestaltung angefangen und war drei Monate vorher fertig.
Es ist übrigens schwierig Frauen für die Bühne zu gewinnen, die vergleichbar kompetent und erfahren sind wie Männer im Bereich Künstliche Intelligenz. Dennoch habe wir viel Wert darauf gelegt auch Frauen im Programm einzubinden.
Ebenso schwierig ist es einen „Leuchturm-Redner“ zu bekommen. Im Bereich Künstliche Intelligenz gibt es keine universellen Stars. Elon Musk wurde mir zwar genannt, doch Elon wollte einfach nicht kommen. Vermutlich ist er mit dem Bau von Raketen, der Besiedlung des Mars, Brain Computer Interfaces, autonomen Autos, Tunnelbohrern und der Erderwärmung beschäftigt.
Interessant ist es auch, dass gerade Redner aus den USA/UK hohe Erwartungen haben. 10.000 € für einen Vortrag waren günstig und 100.000 € keine Seltenheit. Ebenso wurde natürlich ein Flug (Businessclass) und Hotel (5 Sterne) gefordert.
Dies war weder finanzierbar für uns, noch gewollt.
Partner gewinnen ist Vertriebsarbeit
Partner für die Konferenz zu gewinnen ist sehr ähnlich wie Kundenvertrieb. Wenn ein Deal zustande kommt, sind alle glücklich, doch davor muss man viel Zeit investieren.
Ich habe mögliche Partner über persönliche Kontakte angesprochen oder einfach kalt angerufen. Am Ende war ich super glücklich mit den Firmen, die uns ihr Vertrauen geschenkt haben (KPMG, IBB, HTGF, Axel Springer).
Natürlich hat dies einiges an Zeit in Anspruch genommen. Der schnellste Deal klappte innerhalb von 2 Wochen, der längste brauchte 4 Monate. Wir nutzen ähnlich wie beim Fundraising eine Leadliste und ein CRM. Unsere Partner erhielten für ihre Unterstützung ein Paket aus Tickets, Branding und inhaltlicher Zusammenarbeit.
Auch wenn die Partner weniger als ein Drittel vom Budget beitrugen, waren diese für die Vorfinanzierung des Events sehr wichtig.
Du verkaufst ständig Tickets
Tickets verkaufen hat mich am meisten Nerven gekostet. Es dauert sehr lange, bewegt sich langsam und plötzlich bist du ausverkauft Wochen vor der Konferenz.
Ich weiß noch, wie ich mich über jedes neu verkaufte Ticket freute. Es erinnerte mich an die Zeit, als ich noch Anzeige über Wunsch-Brautkleid verkaufte.
Es gibt kein Wunderrezept für den Ticketverkauf, bzw. habe ich keines entdeckt. Aus meiner Sicht ist es eher eine Mischung aus vielem: Early-Bird-Rabatten, persönliche Einladungen, Facebook, Adwords, SEO, Kooperationen und Empfehlungen.
Da das Tracking ungemein schwer ist, wusste ich auch nicht, auf welchem Kanal ich skalieren kann. Immerhin waren wir ausverkauft und daher hat irgendwas geklappt.
Das Budget – Veranstaltungen sind teuer
Eine Konferenz kostet viel Geld. Punkt. Billig ist leider nicht möglich, wenn man sich um das Wohlbefinden und die Sicherheit seiner Gäste sorgt.
Zuerst brauchst du eine Location, die ab einer gewissen Größe rund 10.000 € am Tag kosten kann. Zudem brauchst du den Veranstaltungsort am Vortag (für den Aufbau) und am Tag danach (Abbau).
Die Verpflegung (Essen und Getränke) ist sehr teuer. Rechne mit 50 € bis 100 € pro Person und Tag, je nach Qualität. Diese Zahl basiert auf Erfahrungen von über 300 Veranstaltungen. Alles darunter möchtest du eigentlich nicht essen.
Dann muss die Technik bezahlt werden. Dazu gehört die Leinwand, Monitore, Bühnenbeleuchtung, Licht, Beamer, Bildschirme, Verkabelung und eine Armada an Technikern vor Ort, sowie Auf- und Abbau.
Dazu kommen Möbel, wie die Bühne, Tische, Stühle und Sitzecken. Diese müssen gemietet werden, transportiert, sowie auf- und abgebaut.
Für Performancemarketing brauchst du ebenfalls Budget. Ebenso solltest du dafür sorgen, dass es deinen Speakern gut geht.
Versicherungen solltest du nicht vergessen für den Worst-Case eines Ausfalls (Terror, Fliegerbombenfund, etc.), Absage, Schäden an der Technik, an der Location, an den Möbeln und Unfälle. Kosten für Anträge und Bau-Genehmigungen und das Erstellen eines Sicherheitskonzeptes kommen obendrauf.
Das Personal ist natürlich ein großer Aufwand. Du brauchst Hostessen für den Check-In, Toilette, Kasse, Garderobe, Getränke, Speakerbetreuung und Aufräumen. Dazu gesellt sich der Wachschutz, der volle 3 Tage lang, auch nachts – bezahlt werden muss.
Ebenso kommen noch hunderte Kleinigkeit auf deine Gewinn- und Verlustrechnung wie: Designer, Druckmaterial, Namensschilder, Logoarbeiten, Müllsäcke, Müllabfuhr, eine Event App, Speakergeschenke und Blumendekoration.
Wenn du keine Erfahrungen mit Events hast, vergisst man schnell viele dieser Punkte. Zudem besteht die Gefahr, dass Dienstleister dich über den Tisch ziehen. Gerade für das Dienstleistermanagement, Budgeterstellung und Kostenkontrolle bin ich für Veronikas Beitrag dankbar. Zudem sie auch die Auswahl des Personals und die Koordination während des Konferenztages übernommen hat.
Speakermanagement erinnert mich an den Kindergarten
Die Betreuung der Speaker kostet eine Menge Kraft. 3 Teilnehmer des Panels haben am Vorabend kurzfristig abgesagt. Ein Speaker erschien erst 8 Minuten vor seinem Auftritt. Die meisten Folien erhältst du am Tag der Konferenz. Eine Probe am Vortag wollte eigentlich niemand nutzen.
Wie wollen die Speaker eigentlich einen perfekten Vortrag halten, wenn sie unvorbereitet sind? Und wieso ist es so schwer pünktlich zu sein?
Umso mehr bin ich dankbar für jene, die sich an Zeiten gehalten haben. Jedoch wie ich schon schreibe, Speaker sind High-Risk. Zudem es keinen Plan B gibt, denn ein Programm wird gedruckt und die Gäste erwarten bestimmte Sprecher.
Konferenzen müssen vorfinanziert werden
Break-Even zu erreichen war hart und ein sehr wichtiger Meilenstein. Noch unangenehmer ist es, dass man 80 % der Kosten im Voraus zahlen muss, insbesondere die Miete für Möbel, Technik und Dienstleister. Ärgerlich ist es dann, wenn man Vorkasse zahlen muss und ein Zulieferer des Möbellieferanten Insolvenz anmeldet und die bestellten Möbel nicht mehr geliefert werden können. In einer normalen Location kein Problem, aber in einem Museum eine Katastrophe. Veronika hat es dank ihrer Erfahrung und exzellenter Kontakte geschafft, dass zum Event doch die bestellten Möbel geliefert wurden.
Dazu kommen noch viele weitere ungeplante Überraschungen, wie weitere Versicherungen, Anträge und unerwartete operative Auslagen.
Daher sind Partnerschaften sehr hilfreich, genau wie Early-Bird Tickets. Gerade die Early-Bird Tickets werden unter dem Deckungsbeitrag verkauft.
Interessanterweise rechnen viele Leute falsch. Mir wurde oft gesagt, dass wir ausreichend Umsatz machen würde. Immerhin nehme man die Teilnehmerzahl x dem teuersten Ticket und das wäre eine nette Summe. Stimmt, doch in der Realität ist das nicht so. Viele Teilnehmer kaufen die Tickets zu verbesserten Konditionen, weil sie sich rechtzeitig anmelden. Dazu kommt, dass 95 % der Gäste das günstigste Ticket kaufen. 4,8 % kaufen die mittlere Klasse und nur 0,2 % kaufen das hochwertigste Angebot.
Einiges haben wir richtig gemacht
Richtig war es mit meiner Frau zu arbeiten. Sie ist der Profi im Team.
Richtig war es früh anzufangen. Nach der Konferenz ist vor der Konferenz.
Richtig war es immer Vollgas zu geben. Man ist nie fertig bis zum Schluss.
Richtig war, viel Wert auf Content und starke Redner zu legen.
Richtig haben wir wohl das Marketing gemacht. Wir waren Wochen vorher ausverkauft. Doch ich weiß nicht, was genau wir dabei richtig gemacht haben.
Doch anderes können wir besser machen
Fehler passieren. Intern habe ich die Ticket chaotisch angelegt. Anstatt Tickets für Speaker, Partner, Presse, Team und Besucher anzulegen, habe ich alles aus Vertriebssicht organisiert. Das war nicht optimal.
Ebenso habe ich unterschätzt wie viele Anfragen von Partnern und spannenden Gästen noch vor der Konferenz kommen.
Übrigens schaffen es überragend viele geladene Gäste sich kein Ticket zu kaufen, obwohl sie mehrmals erinnert werden und dann sich zu beschweren, dass es keine Tickets mehr gibt. Ist ja nicht so, dass man 6 x vorher darauf hingewiesen wurde.
Ebenso gibt es Teilnehmer, die sich über mangelnde Informationen beschweren, jedoch dann zugeben, dass sie grundsätzlich keine Emails lesen. Muss ich jetzt jeden vorher anrufen?
Wir waren dann irgendwann ausverkauft und hätten locker 20 % mehr Umsatz machen können. Da uns die Sicherheit unserer Gäste wichtiger war, haben wir ein Defizit in Kauf genommen und konsequent keine weiteren Tickets rausgeben.
Auf Rise of AI gab es Catering-Coins für die Verpflegung. Eigentlich wollten wir damit Zeit sparen, denn jedes Getränk und Essen einzeln zu bezahlen dauert. Doch irgendwie war das System nicht zufriedenstellen. Wir denken uns daher für 2018 etwas Neues aus.
Zwar war ich mit unseren Speakern, AI Demos und AI Topics zufrieden, doch es gab auch eine lange Liste an Themen, die wir nicht abdecken konnten. Daher werde ich das Programm 2018 breiter aufstellen.
Ebenso war unsere Zielgruppe nicht scharf genug. Es ist daher schwierig jeden Gast zufrieden zu stellen. Einige wollten günstige Tickets und technische Vorträge. Andere erwarteten hochwertige Verpflegung, top Organisation, qualitative Technik und high-level Vorträge. Fragt mich nicht, wie man dies auf einer Konferenz kombinieren kann. Wir werden alles geben um das Feedback unserer Gäste 2018 perfekt umzusetzen.
Rise of AI 2018 – noch mehr Inhalte und Wissen über Künstliche Intelligenz
Wie geht es nun weiter? Die Planung für 2018 hat bereits angefangen. Ähnlich wie beim Fundraising: „nach der Runde ist vor der Runde“.
Für 2018 möchten wir auf 500 Gäste wachsen. Standort wird erneut Berlin sein. Dazu führen wir einen zweiten Track ein. Es wird zwei Bühnen geben für unterschiedliche Schwerpunkte.
Bühne 1 wird sich um Artificial Intelligence Vision drehen. Wir werden Vorträge hören über:
- Status von Künstlicher Intelligenz
- KI Ethik und KI Sicherheit
- Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz auf Unternehmen und Gesellschaft
- Strategien zur Verwendung von KIs
- Regulierung und Förderung von Künstlicher Intelligenz.
- Dürfen Maschinen lügen?
Bühne 2 wird den Schwerpunkt Artificial Intelligence Applied haben. Hier geht es mehr um die operativen und technischen Themen:
- Was sind Fortschritte beim Deep Learning und Transferwissen aus der Forschung?
- Wie baue ich eine Künstliche Intelligenz?
- Wie integriere ich KIs in meine Firma?
- Anwendungsbeispiele selbstlernender Systeme von Experten aus der Industrie und Forschung (Use Cases).
Möchtest du 2018 dabei sein? Dann trage dich über www.riseof.ai für unsere Updates ein. Du erhältst dann frühzeitig eine Einladung zu den bestmöglichen Konditionen.
