Des Öfteren werde ich gefragt wie man eine UG gründet und was die Vorteile sind. Bisher habe ich mit meinen jungen Jahren (immerhin noch unter 30) schätzungsweise über ein Dutzend UGs & GmbHs gegründet. Bei ca. acht Gesellschaften bin ich derzeit Geschäftsführer. Drei davon verwalte ich selbst aktiv (nicht jeder GF kümmert sich immer um die Finanzen).

Heute daher ein Blogbeitrag ab wann sich eine GmbH (oder UG) lohnt und was der Aufwand und Kosten über den Lebenszyklus sind.

WER BRAUCHT EINE GMBH?

Zuerst halten wir fest, dass eine UG (Unternehmergesellschaft) sich kaum von einer GmbH unterscheidet. Abgesehen vom Stammkapital (1 € bis 25.000 €), ist der Aufwand fast identisch. Daher schreibe ich hier über GmbHs, was sich genauso für UGs anwenden lässt.

Nun, wer braucht überhaupt eine GmbH/UG?

Der Anfang ist meistens eine Idee, aus der ein Projekt wird. Recht früh stellt sich dann die Frage, ob man das Projekt ein Projekt sein lässt, oder sich der Aufwand lohnt eine GmbH zu gründen. Für folgende Personen/Projekte ist es sinnvoll, über die Einrichtung einer UG/GmbH nachzudenken:

• Alle die Investments machen wollen. Also sich an Startups/Firmen beteiligen wollen, die für Geld etwas vom Stammkapital erhalten.
• In einigen Fällen Mitarbeiter, die Anteile erhalten. Kommt jedoch sehr auf den Einzelfall an.
• Firmen, die Umsätze über 250.000 € machen oder planen. Darunter lohnt es sich selten.
• Alle Projekte, die mehr als eine(n) Gesellschafter/-in (oder Gründer/-in) haben.
• Sobald Kredite, Darlehen, Venture Capital, oder Business Angels ins Spiel kommen.
• Wenn man Mitarbeiter einstellen möchte.

FÜR WEN MACHT ES WENIGER SINN?

Nicht jeder braucht eine Kapitalgesellschaft. Wie das Wort bereits sagt, geht es hier doch immerhin um Kapital. Manche Firmen basieren jedoch auf Wissen und Arbeit. Für folgende ist es daher nicht immer vorteilhaft, eine GmbH zu nutzen:

• Agenturen (Medien, Werbung, Marketing, Personal)
• Freelancer
• Berater (SEO, Social, usw.)
• Eventmanager
• Programmierer
• usw.

Eigentlich für all die Personen, die selbstständig sind. Solange die eigene Arbeitskraft/Leistung im Vordergrund steht, wäre eine GmbH nicht vorteilhaft. Dies hat diverse steuerliche und rechtliche Gründe, die euch ein Experte (Anwalt/Steuerberater) besser erläutern kann.

DIE VORTEILE EINER GMBH

Nun gibt es ein paar Vorteile, wenn man eine GmbH hat.

• Der größte Vorteil im Falle eines Verkaufs von Beteiligungen ist steuerlicher Natur. Wenn du dein Startup verkaufst oder Anteile an einem Projekt veräußerst, sparst du bis zu 95 % der Steuern.  Nach aktuellem Stand (Finanzämter sind extrem unberechenbar) zahlst du nur 5 % Steuern auf deine Erlöse. Wenn du deine Anteile privat hältst und dann verkaufst, sind es im Vergleich 25 % und mehr an Steuern. Das kann also schon einen Unterschied machen.
• Du kannst Kosten leichter absetzen. Aus meiner Erfahrung ist es für GmbHs leichter z. B. ein Büro steuerlich gelten zu machen, als wenn du es privat versuchst. Für meine UGs haben die Finanzämter nie gemeckert. Bei meinen privaten Steuererklärungen gibt es immer Rückfragen.
• Die Haftung ist auf das Geld beschränkt. Auch hier wird der eigentliche Zweck ganz klar. Wenn du Mist baust oder es schief geht (immerhin scheitern 99 % aller Startups), dann verlierst du erst einmal nur dein Geld. Wenn du keine GmbH hast und es schief geht, könntest du den Rest deines Lebens Schulden haben die dich bis in die Privatinsolvenz treiben.
• Eine GmbH hat ein gewisses Signal gegenüber Kunden oder Lieferanten. Ich persönlich schätze GmbHs als Geschäftspartner ggü. Privatpersonen mehr. Hauptsächlich aus dem Grund, dass eine GmbH ein gewisses kaufmännisches Grundverständnis erwarten lässt. Wenn ich die Wahl habe, arbeite ich lieber mit einer eingetragenen Firma (z. B. der GmbH) zusammen, als einer Privatperson. Natürlich nur, wenn es nicht um Arbeit (z. B. freie Mitarbeiter) geht, sondern um Investitionen (wie dem Kauf von Waren oder der Anmietung von Büroflächen).

NACHTEILE DER GMBH

Sicherlich ist nicht alles rosig. Was spricht also gegen die GmbH oder was sollte man einfach wissen:

• Die Kosten einer GmbH belaufen sich auf rund 1.000 € im Jahr, ob du die GmbH/UG nutzt oder nicht. Wenn man etwas Ahnung hat, lässt sich dies auf 300 €/ Jahr reduzieren. Für weniger habe ich es noch nicht geschafft.
• Es kostet Zeit und Energie die GmbH zu verwalten. Diverse Schreiben von unzähligen Ämtern rauben einem schon die Nerven.
• Transparenz ist notwendig. Jeder kann nachlagen, wem die GmbH gehört, wer die GFs sind und was die Zahlen (Bilanz) sind. Immerhin liegen diese Daten 1-2 Jahre in der Vergangenheit. Trotzdem ist es öffentlich.

WIE GRÜNDE  ICH NUN EINE GMBH

1. Du nimmst dir eine Mustersatzung aus dem Internet (für UGs) oder einen GmbH Standardvertrag. Alles ist im Netz zu finden. Entweder Vorlagen nehmen oder vom Anwalt personalisieren lassen. Hängt stark davon ab, ob die UG nur für dich ist (sehr einfach), oder du bereits Mitgründer und Investoren hast (wird komplizierter).
2. Denk dir einen Namen aus. Dieser muss entweder ein kreativer Eigenname sein, oder sollte den Tätigkeitszweck beschreiben. Hier vorher bei der IHK nachfragen, ob der Name genehmigt wird. Sollte der Name zu generisch sein (z. B. Brautkleider GmbH), dann wird dieser vom Amtsgericht abgelehnt. Der Name der Gesellschaft sollte einzigartig sein und „Brautkleider GmbH“ ist es nicht. Auch sollte der Name noch frei sein, denn doppelt vergeben wird ein Name selten.
3. Stelle einen Cap Table zusammen. Heißt: Wer bekommt welche Anteile.
4. Suche dir einen Notar. Schicke ihm vorher die Gründungsdokumente (Satzung) und er macht dir alles fertig. Anschließend unterschreibst du 3x und bist formal gesehen beim Notar durch. Dieser meldet nun die Gesellschaft für dich an.
5. Du nimmst die Gründungsunterlagen (schickt dir der Notar zu), gehst zur Bank, eröffnest ein Konto und zahlst das Stammkapital ein.
6. Du schickst einen Kontoauszug mit dem Stammkapital an den Notar. Dieser leitet es an das Gericht weiter.
7. Nach 6 – 12 Wochen bekommst du Post vom Amtsgericht. Wenn alles geklappt hat, ist die GmbH/UG jetzt eingetragen.
8. Anschließend musst du diverse Formulare vom Finanzamt (Steuernummer und Umsatzsteuernummer) und Gewerbeamt ausfüllen.
9. Falls du Mitarbeiter einstellen willst, musst du noch eine Betriebsnummer beantragen.

10. Abgesehen von zahlreichen Werbebriefen (!!! Die wollen dir einreden, dass du für 600 € dich eintragen lassen musst bei diversen Verzeichnissen. Dies ist jedoch alles abzocke. !!!), kannst du nun diverse Versicherungen abschließen.

Was kostet das alles? Nun eine UG rund 150 € (Notar) oder GmbH ca. 600 € (Notar). Dann etwa 120 € an das Gericht für die Eintragung.

INSTANDHALTUNG DER GMBH

Wenn du die GmbH gegründet hast, gibt es trotzdem jährlichen Aufwand und Kosten.

• Die IHK nimmt dir jedes Jahr rund 120 € ab. Da kannst du nichts gegen machen. Ist das nicht abhängig vom Umsatz der gemacht wird und kann ggf. mehr sein?
• Jahr für Jahr musst du einen Jahresabschluss erstellen. Dieser muss beim Bundesanzeiger (nur die Bilanz bei kleinen KapG) veröffentlicht werden. Falls du dies vergisst, zahlst du eine Strafe (ca. 100 € für die erste Verwarnung).
• Auch muss die Steuererklärung erstellt werden (Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer).

Wenn du die Erstellung der Abschlüssen und Steuererklärungen an einen Steuerberater abgibst, sind dies ca. 1.000 € pro Jahr. Ich mache es selbst, das spart Geld. Zudem ist es nicht schwer einen Jahresabschluss zu erstellen, wenn es nur einen Gesellschafter gibt (mich) und die Kosten bei ca. 300 € im Jahr liegen.

Natürlich gibt es dutzende Sonderfälle und ich decke nicht alles ab. Bei Fragen einfach mir schreiben.

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Disclaimer: Ich bin weder Rechtsanwalt noch Steuerberater. Mein Beitrag möge dir als Orientierung dienen, aber nicht als rechtliche Absicherung.